El coste derivado del gasto de combustible de una flota es por norma general el que mayor incidencia tiene durante el ciclo de uso de un vehículo corporativo. Es por ello que encontramos y presentamos este Manual del Gestor de Flotas donde se analiza punto por punto los pasos a seguir para controlar, contener y reducir los costes asociados al carburante.
Tradicionalmente la actividad de gestión de una flota se concentró en la adquisición del vehículo y en la resolución de incidencias durante su uso. De ahí la importancia que se concedía a los descuentos en la compra, condiciones de talleres, rapidez de servicio… Aspectos de suma importancia para asegurar la movilidad de la flota con un coste contenido. El área de gestión que ha ido cobrando cada día más importancia es la del combustible, tanto por su repercusión en el coste total de una flota, como por ser donde se encuentra mayor margen de mejora.
Las tres principales áreas de actuación en la gestión de combustible son:
1. Selección del modelo
Al seleccionar el modelo, junto con el coste de adquisición, es muy importante considerar otros aspectos por su incidencia en el coste total.
"La falta de información en la toma de datos de kilometraje en vehículos de uso mixto es uno de los principales obstáculos para conocer con exactitud el consumo de combustible"
"Las rutas prefijadas permiten delimitar zonas y definir recorridos que minimicen kilometraje y tiempos de desplazamiento, con la consiguiente reducción de consumo de combustible"
Por su importancia es imprescindible incorporar el coste estimado de combustible al proceso de decisión en la fase de selección de modelo.
2. Utilización y rutas
Con la posible excepción de los vehículos de Dirección, los vehículos de empresa se utilizan como herramienta de trabajo para trasladar personal o material con diferentes finalidades: comercial, técnicos de servicio, transporte de materiales, etc. Podemos clasificar los tipos de desplazamientos:
• Fijos: aquellos casos en que se realiza una ruta con destinos prefijados, a recorrer con una determinada periodicidad. Es el caso ideal para optimizar rutas, pues permite delimitar zonas y definir recorridos que minimicen kilometraje y tiempos de desplazamiento, con la consiguiente reducción de consumo de combustible. Ejemplos claros son la distribución de prensa o de bebidas, en que la variación es solo en la cantidad de material a transportar.
• Variables: podemos considerar 2 tipos:
o Variable en intensidad. En este caso los desplazamientos se realizan de forma frecuente en zonas determinadas pero con intensidad y frecuencia variable. Un ejemplo sería la distribución de pedidos de un supermercado. En estos casos es muy importante el histórico para conocer la intensidad y frecuencia de reparto, para así asignar zonas y rutas en un intento de modelización similar al de rutas fijas, manteniendo la flexibilidad necesaria. El desarrollo de las aplicaciones telemáticas y la conectividad han facilitado la implantación de modelos de gestión logística de la flota muy eficientes. Es una de las áreas de mayor desarrollo futuro y en la que el gestor de flota puede aportar mejoras a otros departamentos de la empresa.
o Variable en destinos. En esta situación, la que se da por ejemplo en el caso de comerciales o técnicos de mantenimiento, es prácticamente imposible definir rutas, pero sí delimitar zonas geográficas (siempre que no alteren el objetivo del conductor y su departamento). Sí es conveniente recordar de forma periódica la importancia de optimizar recorridos, pues permite no solo ahorrar costes sino también y, sobre todo, liberar tiempo para dedicar a la actividad del usuario.
Las tarjetas de combustible son una herramienta muy eficiente para el control de uso y del gasto, aunque su utilización a nivel de empresa no puede considerarse masiva, principalmente al considerar las PYME. Su uso, combinado con las facilidades que ofrecen las nuevas aplicaciones telemáticas, permite conocer y analizar de forma exhaustiva las pautas de consumo de una flota.
En el caso de vehículos de uso mixto es muy importante conocer el dato del kilometraje recorrido en uso profesional. Existen diferentes aplicaciones que permiten con un simple botón pasar de un modo a otro (desconectando también la toma y almacenamiento de datos de uso privado, si lo hubiera), lo que facilita enormemente el trabajo al gestor de flota cuando el vehículo lo lleva instalada. La falta de información en la toma de datos de kilometraje empresa/personal es uno de los principales obstáculos para conocer con exactitud el consumo de combustible del vehículo en los coches de empresa de uso mixto.
3. Hábitos de conducción
La forma de conducir un vehículo incide de forma muy importante en el consumo. Una conducción agresiva con acelerones bruscos y fuertes frenadas genera un consumo de combustible muy superior a una conducción suave y fluida (que no tiene por qué ser lenta).
La implantación de programas de conducción eficiente es muy rentable, pues permiten obtener reducciones de consumo que superan el coste de los cursos, con el beneficio adicional de la reducción de siniestralidad que generan.
Las nuevas aplicaciones telemáticas permiten conocer la forma de conducir de cada conductor, al obtener datos de velocidad, aceleración, frenada… Esto nos permitirá detectar aquellos conductores cuya formación en conducción eficiente sería prioritaria.
Manual elaborado por: aactividad